應收模組程式說明
合約資料維護(CMGF20)
具簽帳及儲值卡的機制。
- 合約種類
-
合約種類 說明 0 一般
禁止簽帳及儲值
1 簽帳
可簽帳
2 不可簽帳
簽帳合約，禁止簽帳(保留額度)。
5 儲值不開發票
儲值時不開立發票，使用時開立。
6 儲值開立發票
儲值時開立發票，使用時不開立。
- 客戶等級
-
客戶等級為樹狀結構，於 或 階層資料維護(BSBF30) 中的「客戶管理 客戶等級」 建置。
在建立合約資料時，應在「客戶等級」中明確區分出簽帳、儲值卡，一般情況至少建立二個主要分類，如 VC 儲值卡、CNT 合約客戶，再由主要分類細分。
必要時可區分特定目的的簽帳分類如內部主管擔保，在「客戶簽帳明細表(ARSR50)」、「客戶簽帳彙總表(ARSR60)」的客戶等級條件才有意義。
- 儲值卡儲值
-
儲值卡儲值時，應以收帳作業，不建議採用其他程式，如銷售系統的客房帳務中心或外場系統。
預收款(ARSF40)
在一般情況成立「預收款」時，不開立發票，於耗用預收款時開立發票。但可能運用於特定目的如內部轉帳時則開立發票。
- 預付人說明
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必需輸入，說明該預收款的收取對象。
- 入帳日期
-
認列收入及收款的日期，一般情況為當天。
- 期限
-
該預收款的到期日，由系統參數預設為三個月。
如果由訂房單建立，第一次建立時，則該期限會依據入住日期調整。 - 限定
-
外場預收款，可限定廳別，客房預收款可限定訂房單，無限定時則為開放。
「限定」僅在銷售系統 (客房、外場) 中有作用，其他財務支援模組 (優惠券、收帳作業 … ) 則忽略。
客房預收款在訂房單入住後，將訂房單的預收款變成開放，避免未在「收款確認」該筆「預收款」的情況下造成無法被使用。 - 統一編號
-
於耗用時列印發票的統編。
- 預付內容
-
主要目的用於套表。
- 總金額
-
主要目的用於報表，該「預付內容」的總金額。
- 備註說明
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任意輸入或不輸入。
- 耗用提示
-
於耗用時提示出納。
- 修改到期
-
將該預收款延期(或縮期)及修改限定。
。 - 收款明細表
-
列印收款明細表報帳。
- 列印報表可選取條文
-
條文於「條文設定(BSBF20)」中建立，套表變數為 [ ] 。
===================== 預收款套表範例 ====================== 預收款號 [BILLNO ] 預 付 人 [BOOKBY ] 預收款 [DOWN_PAY] 預付內容 [CREDITOF ] 總金額 [TOTALAMT] 付款方式 [PAYMENTDESC] ===========================================================
優惠券類型維護(ARSF11)
- 內部說明
-
收款時輸入優惠券號顯示於「參考值」的列表中，作為企業內部的說明。
- 發行稅別
-
可於發行時開立發票，使用時不開立。或者發行時不開立發票，使用時再開立。
- 分析碼
-
樹狀結構，為優惠券類型的分類，作為「優惠券餘額明細表(ARSR10)」、「優惠券餘額分析表(ARSR20)」的列印範圍。
優惠券分析碼於 中建立。 - 條文
-
條文於「條文設定(BSBF20)」中建立，套表變數為 [ ] 。
優惠券套表範例 ====================================================================== 優惠券號碼 [COUPON-NUMBER] 發行日期 [OPDATE] 優惠券說明 [NAME ] 有效期限 [EXDATE] 列印文字 [TEXT ] 票券面額 [LISTPRICE ] ======================================================================
優惠券發行(ARSF10)
- 類型
-
輸入預先建立的優惠券類型。
- 入帳日期
-
認列收入及收款的日期，一般情況為當天，開立發票日期一定要為當天，如果入帳日期跟發票日期不同，必須以「收款調節表」調整會計系統。
- 優惠券主號
-
該組優惠券按主號產生序號，可人工輸入主號或自動以「前置碼」編號。
- 票券面額、張數
-
收款總數必須等於 票券面額 x 張數。
- 免費券面額至少為一元，為什麼？
-
主要原因在於優惠券屬於一種收款方式，當收款為 0 時，消費金額亦為 0。當銷售金額為 0 時，根本不用輸入收款。
- 發行人
-
輸入發行人。
- 期限
-
該組優惠券的到期日。
- 費用部門
-
發行折扣費用，於使用時系統以「費用部門」統計出折扣費用。
- 外場控制
-
外場使用優惠券時，是否能折扣，是否加計服務費。
- 消費提示
-
於消費時提示出納。
- 發行稅別
-
可於發行時開立發票，使用時不開立。或者發行時不開立發票，使用時再開立。於優惠券類型設定。
- 限定場所
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限定該優惠券能在某個場所使用，這裡的場所可為客房或外場或者是指定明確的外場廳別，於優惠券類型設定。
- 結案
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當該組優惠券全部耗用時，系統自動結案，如果需要可由人工將整組結案。
- 修改到期
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將該組優惠券延期 (或縮期)。
- 現況查詢
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可採用條件式及即時加總，查詢該組優惠券的明細情況及該組的立帳、耗用或餘額合計。
收款明細表：列印收款明細表報帳。
優惠券發行流程
-
建檔
-
展開
展開為管理上的目的，如由交由美工製做，可能需要時間，優惠券主號的狀態為展開，可得知那些優惠券尚未完成。 -
確認
確認後該組優惠券則生效。
外場銷售優惠券
某些企業可能在列印票券時，就要求借貸平衡，避免列印後才發覺有誤，如作業流程合乎需求，可不需要閱讀本文。
本節說明啟用「交付功能」後，在列印票券時，不需要借貸平衡。優惠券由外場銷售跟製券、財務的關係。
流程如下
-
預定 (建檔)
外場銷售先輸入優惠券張數，優惠券事宜。若需預收款，可先輸入並交付憑證，不需要借貸平衡。 -
製做優惠券
由製券人員執行優惠券「展開」 (可由系統套印優惠券)。 -
交付
於製券後，顧客領取優惠券時，補足尾款，由外場銷售執行「交付」，系統將檢查收款等於優惠券面額，在本流程檢查借貸平衡。 -
確認
由財務人員確認後，該組「優惠券」生效。
可解決由外場人員銷售，財務製券的問題！但僅限於一組優惠券，如果是大量事先製做可由後文 「事先製做優惠券」來解決。
- 權限規劃
-
外場人員僅有維護及交付權，這保證了外場銷售不能執行「展開」及取消「確認」。
財務人員具有維護、展開、確認權。
事先製做優惠券
事先製做優惠券，再於實際銷售時開立發票，開立發票是由人工開立或由其他系統開立，如應用於旅展銷售。
這時有下列問題
-
優惠券的效用金額如何配合實際銷售的稅額。
-
實際銷售的張數小於發行張數，多餘的優惠券如何處理。
假設發行 10 張 100 元優惠券，實際銷售為 9 張，分別開出三張發票其銷售張數為 2、3、4 張優惠券。
製做10 張優惠券
該優惠券於製做後，銷售 9 張，分別開出三張發票其銷售張數為 2、3、4
張優惠券，統計出銷售稅額 43 (營業稅率 5%)。
| 收款金額 | 稅額 | 未稅 |
|---|---|---|
200 |
10 |
190 |
300 |
14 |
286 |
400 |
19 |
381 |
合計
900 |
43 |
857 |
取消的優惠券展開，將張數改為 9 張。
優惠券收款中輸入收款代號 CPC，金額輸入 900，稅差欄位輸入 43。
- 為什麼要這麼麻煩？
-
主要原因在於，會計科目的優惠券預收款金額如果未稅額，那麼立帳價值為 900 - 43。 再者耗用優惠券時，輸入面額為 100 系統將列示實際的沖銷價值，按券號可能為 95 或 96。
最後一張的優惠券應未被銷售，但如果是被銷售，那麼發行 10 張，將其中一張以人工耗用。
客房發行無效(折扣)優惠券
如果客房優惠券包含無效，則會比較複雜，於耗用時產生「耗用無效優惠券」的收入。
如發行面額 100，無效為 50，有效收款 (如現金)，開立稅額為 2，採用借貸比較清楚。
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
優惠券收款 |
100 |
|
房租收入 (概念或抽象項目) |
95 |
|
稅金 |
5 |
客房交易統計
優惠券折扣收款 |
52 |
|
耗用無效優惠券 |
-52 |
Summary |
100 |
100 |
優惠券收款 (耗用) 為 100 (優惠券收款) - 52 (優惠券折扣收款) = 48，跟優惠券立帳價值相同。
- 那麼房租收入要為多少？
-
房租收入 95 - 耗用無效優惠券 52 = 48，本例的「耗用無效優惠券」可作為房租收入的減項，稅額調整為加項。
實務上住房收入應配合優惠券發行的效用價值，如本例的房租收入在「價等維護」中的套裝項目建立非住房收入 50 (未稅)。
亦可為全有效券；發行優惠券面額 50 入帳至配合優惠券的價等。
若為全免券，在「價等維護」中以套裝項目認列，住房收入為 0 (房價減套裝；超出的部份為住房收入)。 - 洗衣抵用券
-
「洗衣抵用券」已知是「洗衣收入」的減項。可建立一個特定目的收款交易「洗衣抵用券」，該交易代號中的「統計碼」設定跟「洗衣收入」相同，則在報表中的貸方將會扣減借方。
收帳作業(ARSF30)
除了能處理收帳之外，收帳項目亦能建立調整非財務數的項目，如房間數或人數。
- 收帳項目憑證
-
收帳項目中只有一筆時，多筆收款的憑證為該項目；金額為收款金額 (不再列示 Share Account)。
1. 發票多開
如多開發票 100，當時認列收入為 95。
-
於收帳項目中輸入
收帳項目 金額 收入交易
+5
稅額調整交易
-5
-
修改發票為作廢。
視企業規範於發票修改原因加註：發票多開。「稅額調整交易」統計值應該跟發票修改表的「發票多開」合計相同 (需人工計算)。
2. 發票少開
如少開發票 100，並於收帳作業中開立發票。選取「開立發票」的收帳類型，於收款資料中輸入
| 收款項目 | 金額 | 備註 |
|---|---|---|
現金 |
+100 |
開立發票，「實開稅額」為 5。 |
現金退回 |
-100 |
確認現金收款後，「稅差」輸入「實開稅額」負數 -5 |
註：現金退回為不開發票的收款碼。
3. 未帶儲值卡消費暫掛簽帳
-
暫掛簽帳時，外場一律開立發票。
若未開立發票，外場會以全額認列未扣減稅額，需要調整收入。
該發票不可交付顧客，若交付，該發票並不能作廢，將損失多開發票的稅額。 -
顧客帶卡沖銷「暫掛簽帳」
收帳稅別為「不開立發票」避免不必要的錯誤。-
儲值時未開發票的儲值卡
儲值時未開立發票的儲值卡，儲值卡於消費時開立，可交付顧客「暫掛簽帳」時的發票，故本次調整不開立發票。於收款中輸入收款項目 金額 儲值卡
+100
簽帳
-100
-
儲值時開立發票的儲值卡
由於儲值時已經開立發票，應作廢「暫掛簽帳」的發票，視企業規範於發票修改原因加註：稅額已入帳。收款項目 金額 備註 儲值卡
+100
確認收款後，系統會計算出「儲值卡稅差」4 (儲值稅額按消費比例計算)。
簽帳
-100
「簽帳稅差」輸入「儲值卡稅差」負數 -4。
這裡會有一個小問題，外場簽帳開立發票的稅額可能跟儲值卡稅差不同，如稅額為 5 稅差為 4，外場將損失 1 收入，不過金額很小，應可忽略 (若需要以收帳作業調整)。
-