採購庫存系統概念

基本觀念

  1. 如何判定部門與倉庫
    當文具部從倉庫領出貨品存放於文具櫃中，而文具櫃中的貨品視為耗材，文具部的屬性為部門。如果文具部向公司的總倉調撥原子筆做為存貨，以便其他部門領出，故文具部為倉庫。
    組織的屬性是否為部門或倉庫，視組織的性質而定。倉庫以存放貨品為目的，而部門所存放的貨品，以耗用為目的。但有時因管理上的需要，同一組織可能兩者屬性同時存在。如餐飲組的飲食器具往往以倉庫的屬性來管理，餐飲組即有兩個單位：餐飲部、餐飲分倉。

  2. 倉庫、部門與廠商的作業關係

    倉庫 部門 廠商

    廠商(出)

    驗收/進貨

    驗收/進貨(自動領料)

    倉庫(出)

    倉庫調撥

    部門領料

    驗退

    部門(出)

    部門領退

    部門移轉

    驗退(自動領退)

    倉庫調整/盤點/破損報廢

    部門盤存

  3. 一般品請購標準作業流程

    一般標準作業流程

    請購登錄

    除了庫存採購 (貨號必須事先建檔) 外亦支援雜項採購，請購單中不需事先建立貨號，參閱：一般採購原因(GPRSN)。

    採購查詢

    提供部門查詢請購進度。

    分案

    採購主管將請購單分案給不同的詢價人員或直接詢價。

    詢價

    詢價人員只能查詢維護合乎分案的採購單。

    訂購單(傳真)

    訂購單支援傳真或電子信箱，由廠商「傳真/信箱」欄位來決定傳真或電子信箱。
    請購、分案、詢價的流程中即時顯示現有的庫存數量。分案、詢價的流程中顯示同貨號的歷史進貨記錄。
    一般品採購的程式歷史進價不並適用於生鮮品的情況，由於生鮮品的進貨次數高於 (一般品) 預期，可能造成系統負擔。
    再者一般品請購標準作業流程並無報價機制及詢價異常表，生鮮品應規範為生鮮品請購標準作業流程。

  4. 生鮮品請購標準作業流程

    生鮮請購標準作業流程

    生鮮點選設定

    提供使用者多筆「點選單」，於生鮮請購時自動匯入常用項目。

    生鮮報價查詢

    提供基準日期的報價查詢。

    採購自動報價

    採用確認單 (本期貨品報價指定廠商) 或報價單的最低單價。由 庫存資料維護(BSBF10PI)  系統參數(CINI)  QUOCFM 報價採用確認單 設定。

    詢價異常表

    列示出採購廠商、單價跟報價單不一致的情況。

    報價比較表

    列示出前後期的報價差異 (或無差異) 資料。

    訂購單(傳真)

    訂購單支援傳真或電子信箱，由廠商「傳真/信箱」欄位來決定傳真或電子信箱。

  5. 驗收進貨模組

    驗收進貨模組

    驗收單

    驗收單位為部門時，系統產生「倉庫驗收」及「部門領料」兩個異動，驗收領料一次完成。

    廠商進貨單

    不需經過採購流程直接進貨。

    價差調整

    當驗收 (進貨) 單的稅額或金額不同時，採用「價差調整」調整差異，不需要重開驗收、訂購單。

    進貨單價比較及排行

    按進貨金額排行並比對單價。

    廠商對帳單

    價差月份必須跟驗收 (進貨) 月份相同。
    跨月份的驗退，(如驗退數為 1 目前存量亦為 1) 驗退金額必須以平均成本來退倉，並產生驗退損益表。 當月驗退，依據系統參數來決定是否採用實際金額退貨， 於「庫存資料維護(BSBF10PI)  系統參數(CINI)  RPUREALYM 當期驗退採退貨金額計算(啟用月份)」中設定。

  6. 庫存模組

    庫存模組

部門盤存(SKDF50)

於月底時盤存貨品，當期費用扣減盤存，次期期初費用為本期盤存，將本期末耗用的生鮮品或文具用品盤存至次期。

部門期初費用等於上期盤存，當平均成本變動時其金額將會變化。

如一月盤存數量 1，平均成本 10，則一月盤存金額為 1 x 10 = 10，二月的部門期初亦為 10。
如二月份因為其他部門進貨造成二月的平均成本為 8，二月份的部門盤存金額為 1 x 8 = 8。
該部門二月份的費用為 10 (期初) - 8 (盤存) = 2。

部門盤存時該部門持有的貨品，會因為平均成本變動，其持有的費用將會變化。

貨品編號

貨品編號第一碼應為貨品大類(PRDBCAT)，而貨品類別(PRDCAT)的第一碼也為貨品大類(PRDBCAT)。

貨品編號關係圖

貨品大類(PRDBCAT)

代號 說明 貨品屬性 控制屬性

1

生鮮類

F 食品

2

飲料類

B 飲料

V

虛擬商品

F 食品

V 虛擬貨品

Z

自動編號

Z 一般採購

貨品大類於 庫存資料維護(BSBF10PI)  貨品大類(PRDBCAT) 建置。
貨品大類代號 Z 為系統使用，請勿刪除。

控制屬性

V 虛擬貨品 (只能在部門移轉及部門盤存使用)。
U 統購貨品 (用於同步其他地點的貨品)，系統保留，尚未實作。

貨品屬性(PRDATB)

當列印部門費用報表時，可按貨品屬性的條件。貨品屬性為可為樹狀，如下範例。

貨品屬性範例

貨品屬性於 庫存資料維護(BSBF10PI)  貨品屬性(PRDATB) 建置。

貨品類別(PRDCAT)

二階樹狀結構。建議第一階為中類，第二階為貨品類別。其貨品類別的代號應前置貨品類別，如 10 肉類(中類)，101 牛肉類(類別)，102 羊肉類(類別)。
第一碼必須為貨品大類亦為貨品編號第一碼。請勿前置 Z，系統保留給自動貨號。

虛擬貨品維護(PIBF30)

「虛擬貨品」為半成品或成品，非實際進貨品，運用於部門費用移轉，其單價可自行決定。
只需在啟用月份輸入單價或變更單價時輸入，不需要每個月輸入。當單價空白時，系統會自動取上個月直到有單價資料。

一般採購原因(GPRSN)

代號 說明 預設費用分析 自動貨號

1

庫存採購(倉庫專用)

01 營業成本

2

一般採購

01 營業成本

Y

3

一般經常性採購

03 辦公室文具費用
自動貨號

Y:一般採購請購可輸入無貨號的項目；系統自動 Z 貨號編碼。其貨品類別；以本例而言將為 Z2 一般採購。 未設定時，一般請購只能輸入事先建檔的貨品編號。

費用分析注意事項

費用分析其目的在於分析部門費用，如營業成本、員工交誼費(拜拜等)、公關交際(贈品) …​ 等等。 在規劃上不應區分細項，如「營業成本」不應細分為「營業成本-食材」、「營業成本-酒水」、「營業成本-食材調理」， 除非部門在「盤存」時依據「食材」、「酒水」、「食材調理」拆成不同盤存單。

但這樣做並沒有必要，系統已將「SK-COST部門成本」交易區分出「貨品類別」、「費用分析」。

另外在「部門退領」、「部門移轉」、「部門盤存」時，需注意費用分析是否一致，但這往往是因為費用分析的項目區分細項造成的結果， 如將餐廳的「顧客用品」另外建立「顧客用品」費用分析，部門盤存時沒有特別去注意是否為「營業成本」或「顧客用品」， 如果領用費用分析是「顧客用品」，但盤存的費用分析是「營業成本」，這可能會造成「營業成本」的某些貨品類別(領料的合計值)為負數。

建議在規劃費用分析時，營業成本為一個大項目，可由貨品類別來區分時；不需要區分不同細項，如不需要建立「顧客用品」， 另外，也不應建立「營業費用」，該名稱並不明確，應採用明確的「辦公室雜項費用」、「出售」 …​ 等等。

費用分析於 庫存資料維護(BSBF10PI)  費用分析(EXPID) 建置。

註：系統在「部門退領」、「部門移轉」、「部門盤存」中的費用分析數量，可用於判斷是否異常。

總倉設定(CSRID)

於 系統資料維護(BSBF10BS)  總倉設定(CSRID) 建立。
一般情況只會有一個總倉，如果為多總倉，則相同的貨號在不同總倉的平均成本不同。

交易單位(TXDEPT)

於 系統資料維護(BSBF10BS)  交易單位(TXDEPT) 建立。
在建置交易單位之前，先準備好「管理單位」、「總倉設定」及「總帳部門」，這些欄位為必要值，若缺少則無法新增。
「總帳部門」由 交易基本資料(BSBF10TX)  項目物件(ETP)  總帳部門(ACDEPT) 來建置。

屬性

部門(歸屬總倉)或分倉(歸屬總倉)

預設值類型

如可預設該交易單位的提領倉庫、部門費用、採購原因、代轉分倉。