采购库存系统概念

基本观念

  1. 如何判定部门与仓库
    当文具部从仓库领出货品存放于文具柜中，而文具柜中的货品视为耗材，文具部的属性为部门。如果文具部向公司的总仓调拨原子笔做为存货，以便其他部门领出，故文具部为仓库。
    组织的属性是否为部门或仓库，视组织的性质而定。仓库以存放货品为目的，而部门所存放的货品，以耗用为目的。但有时因管理上的需要，同一组织可能两者属性同时存在。如餐饮组的饮食器具往往以仓库的属性来管理，餐饮组即有两个单位：餐饮部、餐饮分仓。

  2. 仓库、部门与厂商的作业关系

    仓库 部门 厂商

    厂商(出)

    验收/进货

    验收/进货(自动领料)

    仓库(出)

    仓库调拨

    部门领料

    验退

    部门(出)

    部门领退

    部门移转

    验退(自动领退)

    仓库调整/盘点/破损报废

    部门盘存

  3. 一般品请购标准作业流程

    一般标准作业流程

    请购登录

    除了库存采购 (货号必须事先建档) 外亦支持杂项采购，请购单中不需事先创建货号，参阅：一般采购原因(GPRSN)。

    采购查找

    提供部门查找请购进度。

    分案

    采购主管将请购单分案给不同的询价人员或直接询价。

    询价

    询价人员只能查找维护合乎分案的采购单。

    订购单(传真)

    订购单支持传真或电子信箱，由厂商「传真/信箱」字段来决定传真或电子信箱。
    请购、分案、询价的流程中即时显示现有的库存数量。分案、询价的流程中显示同货号的历史进货记录。
    一般品采购的程序历史进价不并适用于生鲜品的情况，由于生鲜品的进货次数高于 (一般品) 预期，可能造成系统负担。
    再者一般品请购标准作业流程并无报价机制及询价异常表，生鲜品应规范为生鲜品请购标准作业流程。

  4. 生鲜品请购标准作业流程

    生鲜请购标准作业流程

    生鲜点击设置

    提供用户多笔「点击单」，于生鲜请购时自动导入常用项目。

    生鲜报价查找

    提供基准日期的报价查找。

    采购自动报价

    采用确认单 (本期货品报价指定厂商) 或报价单的最低单价。由 库存数据维护(BSBF10PI)  系统参数(CINI)  QUOCFM 报价采用确认单 设置。

    询价异常表

    列示出采购厂商、单价跟报价单不一致的情况。

    报价比较表

    列示出前后期的报价差异 (或无差异) 数据。

    订购单(传真)

    订购单支持传真或电子信箱，由厂商「传真/信箱」字段来决定传真或电子信箱。

  5. 验收进货模块

    验收进货模块

    验收单

    验收单位为部门时，系统产生「仓库验收」及「部门领料」两个异动，验收领料一次完成。

    厂商进货单

    不需经过采购流程直接进货。

    价差调整

    当验收 (进货) 单的税额或金额不同时，采用「价差调整」调整差异，不需要重开验收、订购单。

    进货单价比较及排行

    按进货金额排行并比对单价。

    厂商对帐单

    价差月份必须跟验收 (进货) 月份相同。
    跨月份的验退，(如验退数为 1 目前存量亦为 1) 验退金额必须以平均成本来退仓，并产生验退损益表。 当月验退，依据系统参数来决定是否采用实际金额退货， 于「库存数据维护(BSBF10PI)  系统参数(CINI)  RPUREALYM 当期验退采退货金额计算(激活月份)」中设置。

  6. 库存模块

    库存模块

部门盘存(SKDF50)

于月底时盘存货品，当期费用扣减盘存，次期期初费用为本期盘存，将本期末耗用的生鲜品或文具用品盘存至次期。

部门期初费用等于上期盘存，当平均成本变动时其金额将会变化。

如一月盘存数量 1，平均成本 10，则一月盘存金额为 1 x 10 = 10，二月的部门期初亦为 10。
如二月份因为其他部门进货造成二月的平均成本为 8，二月份的部门盘存金额为 1 x 8 = 8。
该部门二月份的费用为 10 (期初) - 8 (盘存) = 2。

部门盘存时该部门持有的货品，会因为平均成本变动，其持有的费用将会变化。

货品编号

货品编号第一码应为货品大类(PRDBCAT)，而货品类别(PRDCAT)的第一码也为货品大类(PRDBCAT)。

货品编号关系图

货品大类(PRDBCAT)

代号 说明 货品属性 控制属性

1

生鲜类

F 食品

2

饮料类

B 饮料

V

虚拟商品

F 食品

V 虚拟货品

Z

自动编号

Z 一般采购

货品大类于 库存数据维护(BSBF10PI)  货品大类(PRDBCAT) 建置。
货品大类代号 Z 为系统使用，请勿删除。

控制属性

V 虚拟货品 (只能在部门移转及部门盘存使用)。
U 统购货品 (用于同步其他地点的货品)，系统保留，尚未实作。

货品属性(PRDATB)

当打印部门费用报表时，可按货品属性的条件。货品属性为可为树状，如下范例。

货品属性范例

货品属性于 库存数据维护(BSBF10PI)  货品属性(PRDATB) 建置。

货品类别(PRDCAT)

二阶树状结构。建议第一阶为中类，第二阶为货品类别。其货品类别的代号应前置货品类别，如 10 肉类(中类)，101 牛肉类(类别)，102 羊肉类(类别)。
第一码必须为货品大类亦为货品编号第一码。请勿前置 Z，系统保留给自动货号。

虚拟货品维护(PIBF30)

「虚拟货品」为半成品或成品，非实际进货品，运用于部门费用移转，其单价可自行决定。
只需在激活月份输入单价或变更单价时输入，不需要每个月输入。当单价空白时，系统会自动取上个月直到有单价数据。

一般采购原因(GPRSN)

代号 说明 缺省费用分析 自动货号

1

库存采购(仓库专用)

01 营业成本

2

一般采购

01 营业成本

Y

3

一般经常性采购

03 办公室文具费用
自动货号

Y:一般采购请购可输入无货号的项目；系统自动 Z 货号编码。其货品类别；以本例而言将为 Z2 一般采购。 未设置时，一般请购只能输入事先建档的货品编号。

费用分析注意事项

费用分析其目的在于分析部门费用，如营业成本、员工交谊费(拜拜等)、公关交际(赠品) …​ 等等。 在规划上不应区分细项，如「营业成本」不应细分为「营业成本-食材」、「营业成本-酒水」、「营业成本-食材调理」， 除非部门在「盘存」时依据「食材」、「酒水」、「食材调理」拆成不同盘存单。

但这样做并没有必要，系统已将「SK-COST部门成本」交易区分出「货品类别」、「费用分析」。

另外在「部门退领」、「部门移转」、「部门盘存」时，需注意费用分析是否一致，但这往往是因为费用分析的项目区分细项造成的结果， 如将餐厅的「顾客用品」另外创建「顾客用品」费用分析，部门盘存时没有特别去注意是否为「营业成本」或「顾客用品」， 如果领用费用分析是「顾客用品」，但盘存的费用分析是「营业成本」，这可能会造成「营业成本」的某些货品类别(领料的合计值)为负数。

建议在规划费用分析时，营业成本为一个大项目，可由货品类别来区分时；不需要区分不同细项，如不需要创建「顾客用品」， 另外，也不应创建「营业费用」，该名称并不明确，应采用明确的「办公室杂项费用」、「出售」 …​ 等等。

费用分析于 库存数据维护(BSBF10PI)  费用分析(EXPID) 建置。

注：系统在「部门退领」、「部门移转」、「部门盘存」中的费用分析数量，可用于判断是否异常。

总仓设置(CSRID)

于 系统数据维护(BSBF10BS)  总仓设置(CSRID) 创建。
一般情况只会有一个总仓，如果为多总仓，则相同的货号在不同总仓的平均成本不同。

交易单位(TXDEPT)

于 系统数据维护(BSBF10BS)  交易单位(TXDEPT) 创建。
在建置交易单位之前，先准备好「管理单位」、「总仓设置」及「总帐部门」，这些字段为必要值，若缺少则无法添加。
「总帐部门」由 交易基本数据(BSBF10TX)  项目对象(ETP)  总帐部门(ACDEPT) 来建置。

属性

部门(归属总仓)或分仓(归属总仓)

默认值类型

如可缺省该交易单位的提领仓库、部门费用、采购原因、代转分仓。