订房、接待及房务

订房作业(GRCF10)

订房作业主画面

订房作业主画面

开始日期 输入预计订房日期，显示出该日期的房间数量，了解现况，判断房间数是否足够，决定 新订房 或 Waiting， 如果为订房客户则按下 订房查找 进入 [住客查找] 以条件式查找出住客。

说明
主画面

主画面中 02/08 的 SAL% 25.44 为含日间 (Day Use) 订房 (假设日间订房不会退房) 的销售率。
可销售公式为 库存数 (Inventory) - 订房数 (Reservation) - 入住数 (In House) - 日间订房 (Reservation 中的 Day Use)。
注：本公式并非实际的销售率，不计当日入住的日间房时，其数值跟 [接待作业(GRCF20)] 中的 Expected Avail 相等。
窗格数字为可销售房间数 如 Total:135 ES:6 SS:17 …​。

下方窗格

下方窗格的 SAL(NGT) 24.12 为住房率 (OCC Rate)，该列为可销售夜间房数。
可销售公式为 库存数 (Inventory) - 订房数 (Reservation) - 入住数 (In House)。

Day Use 1.32 该列为订房及入住的 Day Use 房数。Reservation 中的 Day Use Total 为 2，而 Dau Use 1.32 中的 Total 数值为 3，表示 In House 的 Day Use 为 3 - 2 = 1。

SAL% (销售率) = 销售客房总数(含 Day Use) / 可出售客房总数 x 100
住房率 = 夜间房出售数 / 可出售客房总数 x 100
注：EB BC 为加床 (非房型)。

注：本例中的「可出售客房总数」并未扣减 OOO 为「Inventory (库存数) 」。

接待作业(GRCF20)

接待作业主画面

房间及帐户现况

点击房间现况字段将会依据条件显示房间布局，如点击 Salable 房型 ES，房间布局则显示合乎条件的房号。

Rush Room

非清洁房，可事先办理入住，于清房后再 Check-In。

Check Out

点击 Check Out 进入 [退房作业(GRCF31)]，房号可输入住客名称。运行时若有未关帐户则进入 [客房帐务中心(GACF10)] 列出帐户，待处理完帐户后， 回到 [退房作业(GRCF31)] 再次按下 运行 则将房间 C/O。
团体退房时 (房号为 0)，先列出具消费的未关房间帐户，处理完房间帐户后。按下 运行 则自动作废房间空帐并将该团体的所有房间 C/O。

Maintenance

该状态禁止 C/I 及排房。可应用于房间发现故障，当天可修护但需要时间。当设置为 Maintenance 时，要求输入说明，但由 PBX 设置 Maintenance 时则无说明，PBX 能否设置 Maintenance 由 PBX 来决定差异。 Maintenance 必须由人工清房，系统不会改变 Maintenance 房务状态，如果多日 Maintenance 应该输入于 [客房维修记录(GRKF50)] 以便统计 OOO 数量。

帐户现况说明

提供今明后天应退房的帐户数，可事先安排出纳人数。点击帐户现况按钮，可显示 [帐户维护(GACF20)] 列出该条件的列表。

Hold Account

团帐可在退房时保留，等业务部处理后再结帐。

Inactive Account

房间无有效 (ACTV) 帐户，如禁止外场挂帐的房间。

点击 [Due in]

进入 [住客查找(GRCF80)] 查找出本日入住的订房。

房间布局

房间布局

房间布局可单选操作，如：查阅入住单、退房 …​，亦可多选操作如多个房间清房。
功能菜单中的 Last Occupied 是指查阅该房间的上次入住单。
房间布局黑底字母，A / B 为指定房号(排房)，A / B 由主管自行规范，D 表示为 Day Use 排房， 同一个房间在同一天中同时被夜间房及日间房指定时则先显示 D。

住客查找(GRCF80)

住客查找

Check In

将同日的订房单一起 C/I，FIT C/I 则为单笔订房明细，应用于领队先行入住。

原单据

若为该明细为订房明细，则进入「订房单维护(GRVF10)」，若为入住明细则进入「入住单维护(GRHF10)」。

订房单维护(GRVF10)

订房单维护
合约编号

该字段在输入时可查找「客户简称」、「客户全名」及「客户编号」，亦可按下 参考值 显示 [合约数据维护] 采用条件式查找。

Book By

一般情况会输入订房人的数据，如某某公司或者加注秘书，该字段主要作为搜索订房单 (入住单) 的主要内容， 可输入备注性质的数据，如「文档柜编号」。

团名

统计该团体的产能，可应用于项目统计，如春节项目。

统计该团体 (或项目) 的产能，该字段不应移做它用，如不应输入跟统计无关的「文档柜编号」。
市场区隔、客源

系统依据市场区隔、客源、房型、房间价等、房间等级统计产能，可交叉分析。

eContact

作为发送 [订房确认书] 的目标，可输入传真或 Email。

订房中心

如果企业中有多个订房中心，可规范操作人员属于那个订房中心，仅能查阅合乎权限的订房单。

业务员

业务员产能统计。

下次确认

当订房单在未入住之前，要多次确认，下次确认日期已缺省天数。本例为 14 天，输入单据日期为 2018-01-03，下次确认为 2018-01-17。
订房人员可在 [住客查找(GRCF80)] 中，将查找条件改为 Reconfirm，则会列出需要重新确认的订房单。 进入订房单后，按下 下次确认 则显示出 [下次确认日期] 的对话框，缺省日期为系统日 + 14 天。

订房修改记录

订房人员修改重点字段时，记录修改情况。

订房修改记录

订房明细

Ctrl 房间控制

  • Host Room
    主要房间

  • Join Room
    同行房客可输入姓名或输入「加价价等」。

  • Share Room
    房客共住房间，各自入住退房，各自房帐，应用于比赛、庆典时，增加房间的产能。

住客姓名

该字段可输入「客户全名」或「客户编号」亦可按下 参考值 以条件式查找。若有客户数据则会显示 [客户数据维护(CMGF10)]，依据证件号码、地址或电话来判断是否为该住客 (若未输入这些数据将无法判断，应要求操作者输入必要字段)，在 [单据记录] 中可检查是否「重复订房 (Double Booking)」。

住客选取

若为该住客则按下 确认，若不为该住客 (为同名同姓新住客) 则按下 离开 系统将提示「是否添加客户？」。

住客输入注意事项

  • 住客为实际入住之房客，在无法得知实际住客姓名时，不应输入。

  • 住客字段应用于产能统计，检查是否重复订房，该字段切勿做为其他用途。

  • 如果在未知住客的情况下，将多笔订房明细输入相同姓名，需注意下列操作。

    第一笔输入住客姓名时，若为新住客，输入后应先存盘，让系统产生新住客编号。 之后其他订房明细的住客姓名，直接输入第一笔产生的客户编号 (G/H#)。

    切勿直接将多笔订房明细输入同名住客后，一起存盘，在新客户的情况下，系统将会视为每个同姓名的住客为新客户而产生不同的客户编号， 这时将显示错误并禁止存盘。
房号 及 Block

指定房号后，若要实际保留该房间 (Block) 则可设置为 Block Room 或 Assign Room，这两者对系统都是一样运行保留机制，至于 Block 或 Assign 由管理者自行规范，建议订房的保留房输入 Block，排房由系统缺省为 Assign。
未设置 Block 则为备注性质，如作为侯补房号。

参考数据(扩充订房系统功能)

参阅：参考数据

错误消息处理

网络订房市场，禁止变更。

原始的市场区隔为「网络订房市场」，禁止改变为其他市场，其他市场禁止改为「网络订房市场」。
若需变更，请按如下步骤：

  1. 作废
    运行删除，按下删除按钮或 Shift+F6。

  2. 回复作废成候补 (Waitting)
    再次运行删除，按下删除按钮或 Shift+F6。

  3. 在 Waiting 的状态下修改市场。

  4. 运行 功能  激活
    将明细由 Waiting 变成正常状态。

网络订单(GRVF50)

目前程序仅支持由网站导出 Excel 文件；再导入至系统，可参阅：试算表导入设置，由于设置复杂，建议套用系统提供的 Agoda、Booking 范本。建置好「收集工作档」后，即可导入网络订单。

  1. 按下 导入订单 选取「收集工作档」运行导入作业。

  2. 依据导入的情况逐步修正对照表，直到正确。
    在输入「对照表」的「设置值」时可按下参考值 F9 选取收集的原始值如房型 Double Capsule，对照表只需输入一次。
    按下存盘 F10，程序将现有导入的数据重新「对应」。

  3. 正确后，按下 订房存盘 导入至订房单。

程序提供多种「对照表」如：房型、价等、等级、国别、状态、客源、床型。可简化「收集工作档」的建置，不需要以 Excel 公式查表。

RMTP 房型对照范例
市场 类型 设置值 对应值

AG

RMTP 房型

Double Capsule

DR 双人房

AG

RMTP 房型

Single Bed in Mixed Dormitory

SS 单人房
STAT 状态对照范例
市场 类型 设置值 对应值

AG

STAT 状态

Amended

2 (ACTV)

AG

STAT 状态

Cancelled

6 (CXNL)

AG

STAT 状态

Confirmed

2 (ACTV)

BK

STAT 状态

cancelled_by_guest

6 (CXNL)

BK

STAT 状态

正常

2 (ACTV)
Agoda 房间数量计算

没有房间数量的字段，房间数量为「成人数」除以「房型人数」，这表示试算表中房间数量公式为对应 No_of_adult (成人数)，再由程序除以 (系统内)「房型」中的「成人数」。
注：需设置 客房基本数据维护(BSBF10GR)  房型(RMTP)中的「成人数」，程序才能计算。

Booking.com 缺少房型信息

不同房型的订单会合并数量及房价，在多数量时可能是不同房型的合并金额。
采用「标准价格」来判断，单价为一个区间，如 450 ~ 550、750 ~ 1200，超出范围程序不缺省房型，并提示「人工修正」。 若网络订房的售价变更时另外创建不同的「开始日期」，以便程序判断该期间的价格区间。

标准价格
开始日期 市场 最低房价 最高房价 房型

2021-02-01

BK

450

550

SS 单人房

750

1200

DR 双人房
人工修正

需人工判断该房价是否为不同房型的总价，Booking 的订单只要是数量大于 1 必须逐笔检查。导入新订单时，可修改房型、数量、金额并能添加订房，如添加两笔不同房型的订房。或者先选取一个房型，先运行 订房存盘 再以 原单据 修正。
下次导入订单时，若订单有修改的情况，由于有多笔订房，也仅能人工修正。取消订单则取消多笔不同房型的订房。

INI 参数
市场 类型 设置值 对应值

AG

INI 参数

NRC (房间数计算)

ADT (房间数量除以「房型人数」)

BK

INI 参数

PMT (房价对应房型)

CMT (入住日期价格对应房型)
导出网站订单要点

导出网站订单其条件应该选取「订房日期」(或预订日期)，该日期是指住客在网站下订的日期。订房日期条件为上次导出日期至本日，如 1/2 已导出并导入系统，1/3 导出的开始是要为 1/2，因为 1/2 是早上导出，而 1/2 下午可能会有新订单，所以开始日期为 1/2，另外如果 1/3 并没有导出，到了 1/5 才导出，那么开始日期也要是 1/2。

为什么不要采用入住日期？

最主要的原因在于，如果某个订单是在之前预订而订单又取消，以入住日期的订单会是 CXNL 的状态，导入系统时将会出现「订单状态为 CXNL 但找不到现有单据。」的错误消息。不过采用「入住日期」也可以，只要将该消息视而不见。

入住单维护(GRHF10)

入住注意事项

于住客实际到达时才办理入住进程，如果该订房单有多笔明细，应在 [住客查找(GRCF80)] 运行 FIT C/I (不是运行 Check In)。

如果入住单已导入多笔新明细时

  • 取消操作，重新运行 FIT C/I。

  • 删除其他明细，仅输入实际到达的住客。
团名

统计该团体 (或项目) 的产能，该字段不应移做它用，如不应输入跟统计无关的「文档柜编号」。
住客输入注意事项

  • 住客字段应用于产能统计，该字段切勿做为其他用途。

  • 参阅：住客姓名
房价(房租第一字段)

依据价等设置情况，除非是多日套装为套装总价，在过夜数为 1 天或 0 天 (Day Use)为每日金额，续住多日依旧是每日金额。

房租加价 (房租第二字段)

每日加价金额。

房租输入错误如何处理？

以 换房及修改(GRHF30) 改价，当日改价时，系统自动以差额入帐，第二天改价，请采用补帐方式调整。

排房作业(GRCF15)

排房作业

可采用布局选取房间或直接输入房号，在布局按下鼠标左键二次则填入房号后，自动移动至下一笔。
如果预订房间数量大于 1，则会展开于每间房间，如图例中的绿底记录。

自动排房 或先排清洁房 Clean排房

排房顺序由 [ 排房顺序设置(GRCF12) ] 的「楼层顺序」及 [ 房间数据维护(GRBF10) ] 的「排房序」来决定，如果「楼层顺序」为空值 (NULL) 则表示「关楼」，系统不会将「关楼」自动排房。

换房及修改(GRHF30)

支持换房、修改价等、修改房租金额及修改退房日期。

Host 换房原则

Host 换房，一并将 Join Share 换房。
Host 展期时不会将 Join 及 Share 自动展期，系统不会提示，因为在选取房号时，参考值已经显示同房号的 J/S 房间。
Host 缩期亦不会对 Join 及 Share 缩期，必须先将 J/S 缩期才能运行 Host 缩期。

Host 展期

注意 Host 展期后，需判断 Join 房间是否一并展期，如 早餐加价 或 同行住客。
期间变更价格 (具升等权限)

多日价等仅能在第一天时能变更价格，第二天 (含) 以后不可变价格，若价格不同请采用补帐方式调整。

期间中变更「即时展开」的价等

参阅：期间中变更「即时展开」的价等

Join Room 取消价等

  • 没有住客时，可办理退房作业。

  • 如要保留住客只取消加价价等。
    换房程序在空白价等的情况下表示未变更，可输入特殊的代号 – (减号) 来清除。
    或于价等设置中创建无价格的价等，输入该无价格的价等。

问题：Host 如何续住多日价等？

多日价等结束后，一般情况会续住为单日价等，如果一定要续住多日价等。

  • 采用 C/O 再 C/I。

  • 或者变更价等，先变价为「夜间滚帐型」后再改成多日价等。

问题：Share Room 换房至现有入住的其他房间？

不行，只能 C/O 再 C/I。
C/O 前先「房客保留帐户消费」再转帐至新房帐。

客房维修记录(GRKF50)

输入维修记录时，需预估修护日期，在未完成修护前可修改「修护日期」，由于系统依据修护日期计算 OOO 影响可用房间库存数，请估算合理的修护日期。 修护完成当日该房间不为故障，维修期间至少 1 天。

修护完成

实际修护完成时运行「修护完成」则异动完修日期为当日，修护完成当日该房间不为故障。
注：若为预计的报修记录 (报修日期大于系统日期)，则禁止运行「修护完成」请运行「删除」。

系统自动「修护完成」

夜间滚帐时，未完成的维修记录超过系统日期时，系统将自动「修护完成」。

其他说明

报修日期等于系统日期时，可运行 修护完成 或 删除，建议运行 修护完成 以便留做记录 (注：不受维修期间至少要1天的限制)。 报修日期小于系统日期时，则不得删除只能运行 修护完成。

取消修护完成

修护日期等于系统日期时，可运行 取消，运用于修护完成后又发现其他故障，取消后再次维护。

操作说明

运行功能时如 修护完成 取消，系统并不会运行存盘，操作错误时可不存盘离开。 存盘时系统将运行库存异动及 Block 动作，需注意，前后顺序的问题，应将同一房间的删除或缩期先存盘，之后再添加或展期