訂房、接待及房務

訂房作業(GRCF10)

訂房作業主畫面

訂房作業主畫面

開始日期 輸入預計訂房日期，顯示出該日期的房間數量，瞭解現況，判斷房間數是否足夠，決定 新訂房 或 Waiting， 如果為訂房客戶則按下 訂房查詢 進入 [住客查詢] 以條件式查詢出住客。

說明
主畫面

主畫面中 02/08 的 SAL% 25.44 為含日間 (Day Use) 訂房 (假設日間訂房不會退房) 的銷售率。
可銷售公式為 庫存數 (Inventory) - 訂房數 (Reservation) - 入住數 (In House) - 日間訂房 (Reservation 中的 Day Use)。
註：本公式並非實際的銷售率，不計當日入住的日間房時，其數值跟 [接待作業(GRCF20)] 中的 Expected Avail 相等。
窗格數字為可銷售房間數 如 Total:135 ES:6 SS:17 …​。

下方窗格

下方窗格的 SAL(NGT) 24.12 為住房率 (OCC Rate)，該列為可銷售夜間房數。
可銷售公式為 庫存數 (Inventory) - 訂房數 (Reservation) - 入住數 (In House)。

Day Use 1.32 該列為訂房及入住的 Day Use 房數。Reservation 中的 Day Use Total 為 2，而 Dau Use 1.32 中的 Total 數值為 3，表示 In House 的 Day Use 為 3 - 2 = 1。

SAL% (銷售率) = 銷售客房總數(含 Day Use) / 可出售客房總數 x 100
住房率 = 夜間房出售數 / 可出售客房總數 x 100
註：EB BC 為加床 (非房型)。

註：本例中的「可出售客房總數」並未扣減 OOO 為「Inventory (庫存數) 」。

接待作業(GRCF20)

接待作業主畫面

房間及帳戶現況

點擊房間現況欄位將會依據條件顯示房間佈局，如點擊 Salable 房型 ES，房間佈局則顯示合乎條件的房號。

Rush Room

非清潔房，可事先辦理入住，於清房後再 Check-In。

Check Out

點擊 Check Out 進入 [退房作業(GRCF31)]，房號可輸入住客名稱。執行時若有未關帳戶則進入 [客房帳務中心(GACF10)] 列出帳戶，待處理完帳戶後， 回到 [退房作業(GRCF31)] 再次按下 執行 則將房間 C/O。
團體退房時 (房號為 0)，先列出具消費的未關房間帳戶，處理完房間帳戶後。按下 執行 則自動作廢房間空帳並將該團體的所有房間 C/O。

Maintenance

該狀態禁止 C/I 及排房。可應用於房間發現故障，當天可修護但需要時間。當設定為 Maintenance 時，要求輸入說明，但由 PBX 設定 Maintenance 時則無說明，PBX 能否設定 Maintenance 由 PBX 來決定差異。 Maintenance 必須由人工清房，系統不會改變 Maintenance 房務狀態，如果多日 Maintenance 應該輸入於 [客房維修記錄(GRKF50)] 以便統計 OOO 數量。

帳戶現況說明

提供今明後天應退房的帳戶數，可事先安排出納人數。點擊帳戶現況按鈕，可顯示 [帳戶維護(GACF20)] 列出該條件的列表。

Hold Account

團帳可在退房時保留，等業務部處理後再結帳。

Inactive Account

房間無有效 (ACTV) 帳戶，如禁止外場掛帳的房間。

點擊 [Due in]

進入 [住客查詢(GRCF80)] 查詢出本日入住的訂房。

房間佈局

房間佈局

房間佈局可單選操作，如：查閱入住單、退房 …​，亦可多選操作如多個房間清房。
功能選單中的 Last Occupied 是指查閱該房間的上次入住單。
房間佈局黑底字母，A / B 為指定房號(排房)，A / B 由主管自行規範，D 表示為 Day Use 排房， 同一個房間在同一天中同時被夜間房及日間房指定時則先顯示 D。

住客查詢(GRCF80)

住客查詢

Check In

將同日的訂房單一起 C/I，FIT C/I 則為單筆訂房明細，應用於領隊先行入住。

原單據

若為該明細為訂房明細，則進入「訂房單維護(GRVF10)」，若為入住明細則進入「入住單維護(GRHF10)」。

訂房單維護(GRVF10)

訂房單維護
合約編號

該欄位在輸入時可查詢「客戶簡稱」、「客戶全名」及「客戶編號」，亦可按下 參考值 顯示 [合約資料維護] 採用條件式查詢。

Book By

一般情況會輸入訂房人的資料，如某某公司或者加註秘書，該欄位主要作為搜尋訂房單 (入住單) 的主要內容， 可輸入備註性質的資料，如「文件櫃編號」。

團名

統計該團體的產能，可應用於專案統計，如春節專案。

統計該團體 (或專案) 的產能，該欄位不應移做它用，如不應輸入跟統計無關的「文件櫃編號」。
市場區隔、客源

系統依據市場區隔、客源、房型、房間價等、房間等級統計產能，可交叉分析。

eContact

作為傳送 [訂房確認書] 的目標，可輸入傳真或 Email。

訂房中心

如果企業中有多個訂房中心，可規範操作人員屬於那個訂房中心，僅能查閱合乎權限的訂房單。

業務員

業務員產能統計。

下次確認

當訂房單在未入住之前，要多次確認，下次確認日期已預設天數。本例為 14 天，輸入單據日期為 2018-01-03，下次確認為 2018-01-17。
訂房人員可在 [住客查詢(GRCF80)] 中，將查詢條件改為 Reconfirm，則會列出需要重新確認的訂房單。 進入訂房單後，按下 下次確認 則顯示出 [下次確認日期] 的對話方塊，預設日期為系統日 + 14 天。

訂房修改記錄

訂房人員修改重點欄位時，記錄修改情況。

訂房修改記錄

訂房明細

Ctrl 房間控制

  • Host Room
    主要房間

  • Join Room
    同行房客可輸入姓名或輸入「加價價等」。

  • Share Room
    房客共住房間，各自入住退房，各自房帳，應用於比賽、慶典時，增加房間的產能。

住客姓名

該欄位可輸入「客戶全名」或「客戶編號」亦可按下 參考值 以條件式查詢。若有客戶資料則會顯示 [客戶資料維護(CMGF10)]，依據證件號碼、地址或電話來判斷是否為該住客 (若未輸入這些資料將無法判斷，應要求操作者輸入必要欄位)，在 [單據記錄] 中可檢查是否「重複訂房 (Double Booking)」。

住客選取

若為該住客則按下 確認，若不為該住客 (為同名同姓新住客) 則按下 離開 系統將提示「是否新增客戶？」。

住客輸入注意事項

  • 住客為實際入住之房客，在無法得知實際住客姓名時，不應輸入。

  • 住客欄位應用於產能統計，檢查是否重複訂房，該欄位切勿做為其他用途。

  • 如果在未知住客的情況下，將多筆訂房明細輸入相同姓名，需注意下列操作。

    第一筆輸入住客姓名時，若為新住客，輸入後應先存檔，讓系統產生新住客編號。 之後其他訂房明細的住客姓名，直接輸入第一筆產生的客戶編號 (G/H#)。

    切勿直接將多筆訂房明細輸入同名住客後，一起存檔，在新客戶的情況下，系統將會視為每個同姓名的住客為新客戶而產生不同的客戶編號， 這時將顯示錯誤並禁止存檔。
房號 及 Block

指定房號後，若要實際保留該房間 (Block) 則可設定為 Block Room 或 Assign Room，這兩者對系統都是一樣執行保留機制，至於 Block 或 Assign 由管理者自行規範，建議訂房的保留房輸入 Block，排房由系統預設為 Assign。
未設定 Block 則為備註性質，如作為侯補房號。

參考資料(擴充訂房系統功能)

參閱：參考資料

錯誤訊息處理

網路訂房市場，禁止變更。

原始的市場區隔為「網路訂房市場」，禁止改變為其他市場，其他市場禁止改為「網路訂房市場」。
若需變更，請按如下步驟：

  1. 作廢
    執行刪除，按下刪除按鈕或 Shift+F6。

  2. 回復作廢成候補 (Waitting)
    再次執行刪除，按下刪除按鈕或 Shift+F6。

  3. 在 Waiting 的狀態下修改市場。

  4. 執行 功能  啟用
    將明細由 Waiting 變成正常狀態。

網路訂單(GRVF50)

目前程式僅支援由網站匯出 Excel 檔案；再匯入至系統，可參閱：試算表匯入設定，由於設定複雜，建議套用系統提供的 Agoda、Booking 範本。建置好「收集工作檔」後，即可匯入網路訂單。

  1. 按下 匯入訂單 選取「收集工作檔」執行匯入作業。

  2. 依據匯入的情況逐步修正對照表，直到正確。
    在輸入「對照表」的「設定值」時可按下參考值 F9 選取收集的原始值如房型 Double Capsule，對照表只需輸入一次。
    按下存檔 F10，程式將現有匯入的資料重新「對應」。

  3. 正確後，按下 訂房存檔 匯入至訂房單。

程式提供多種「對照表」如：房型、價等、等級、國別、狀態、客源、床型。可簡化「收集工作檔」的建置，不需要以 Excel 公式查表。

RMTP 房型對照範例
市場 類型 設定值 對應值

AG

RMTP 房型

Double Capsule

DR 雙人房

AG

RMTP 房型

Single Bed in Mixed Dormitory

SS 單人房
STAT 狀態對照範例
市場 類型 設定值 對應值

AG

STAT 狀態

Amended

2 (ACTV)

AG

STAT 狀態

Cancelled

6 (CXNL)

AG

STAT 狀態

Confirmed

2 (ACTV)

BK

STAT 狀態

cancelled_by_guest

6 (CXNL)

BK

STAT 狀態

正常

2 (ACTV)
Agoda 房間數量計算

沒有房間數量的欄位，房間數量為「成人數」除以「房型人數」，這表示試算表中房間數量公式為對應 No_of_adult (成人數)，再由程式除以 (系統內)「房型」中的「成人數」。
註：需設定 客房基本資料維護(BSBF10GR)  房型(RMTP)中的「成人數」，程式才能計算。

Booking.com 缺少房型資訊

不同房型的訂單會合併數量及房價，在多數量時可能是不同房型的合併金額。
採用「標準價格」來判斷，單價為一個區間，如 450 ~ 550、750 ~ 1200，超出範圍程式不預設房型，並提示「人工修正」。 若網路訂房的售價變更時另外建立不同的「開始日期」，以便程式判斷該期間的價格區間。

標準價格
開始日期 市場 最低房價 最高房價 房型

2021-02-01

BK

450

550

SS 單人房

750

1200

DR 雙人房
人工修正

需人工判斷該房價是否為不同房型的總價，Booking 的訂單只要是數量大於 1 必須逐筆檢查。匯入新訂單時，可修改房型、數量、金額並能新增訂房，如新增兩筆不同房型的訂房。或者先選取一個房型，先執行 訂房存檔 再以 原單據 修正。
下次匯入訂單時，若訂單有修改的情況，由於有多筆訂房，也僅能人工修正。取消訂單則取消多筆不同房型的訂房。

INI 參數
市場 類型 設定值 對應值

AG

INI 參數

NRC (房間數計算)

ADT (房間數量除以「房型人數」)

BK

INI 參數

PMT (房價對應房型)

CMT (入住日期價格對應房型)
匯出網站訂單要點

匯出網站訂單其條件應該選取「訂房日期」(或預訂日期)，該日期是指住客在網站下訂的日期。訂房日期條件為上次匯出日期至本日，如 1/2 已匯出並導入系統，1/3 匯出的開始是要為 1/2，因為 1/2 是早上匯出，而 1/2 下午可能會有新訂單，所以開始日期為 1/2，另外如果 1/3 並沒有匯出，到了 1/5 才匯出，那麼開始日期也要是 1/2。

為什麼不要採用入住日期？

最主要的原因在於，如果某個訂單是在之前預訂而訂單又取消，以入住日期的訂單會是 CXNL 的狀態，匯入系統時將會出現「訂單狀態為 CXNL 但找不到現有單據。」的錯誤訊息。不過採用「入住日期」也可以，只要將該訊息視而不見。

入住單維護(GRHF10)

入住注意事項

於住客實際到達時才辦理入住程序，如果該訂房單有多筆明細，應在 [住客查詢(GRCF80)] 執行 FIT C/I (不是執行 Check In)。

如果入住單已匯入多筆新明細時

  • 取消操作，重新執行 FIT C/I。

  • 刪除其他明細，僅輸入實際到達的住客。
團名

統計該團體 (或專案) 的產能，該欄位不應移做它用，如不應輸入跟統計無關的「文件櫃編號」。
住客輸入注意事項

  • 住客欄位應用於產能統計，該欄位切勿做為其他用途。

  • 參閱：住客姓名
房價(房租第一欄位)

依據價等設定情況，除非是多日套裝為套裝總價，在過夜數為 1 天或 0 天 (Day Use)為每日金額，續住多日依舊是每日金額。

房租加價 (房租第二欄位)

每日加價金額。

房租輸入錯誤如何處理？

以 換房及修改(GRHF30) 改價，當日改價時，系統自動以差額入帳，第二天改價，請採用補帳方式調整。

排房作業(GRCF15)

排房作業

可採用佈局選取房間或直接輸入房號，在佈局按下滑鼠左鍵二次則填入房號後，自動移動至下一筆。
如果預訂房間數量大於 1，則會展開於每間房間，如圖例中的綠底記錄。

自動排房 或先排清潔房 Clean排房

排房順序由 [ 排房順序設定(GRCF12) ] 的「樓層順序」及 [ 房間資料維護(GRBF10) ] 的「排房序」來決定，如果「樓層順序」為空值 (NULL) 則表示「關樓」，系統不會將「關樓」自動排房。

換房及修改(GRHF30)

支援換房、修改價等、修改房租金額及修改退房日期。

Host 換房原則

Host 換房，一併將 Join Share 換房。
Host 展期時不會將 Join 及 Share 自動展期，系統不會提示，因為在選取房號時，參考值已經顯示同房號的 J/S 房間。
Host 縮期亦不會對 Join 及 Share 縮期，必須先將 J/S 縮期才能執行 Host 縮期。

Host 展期

注意 Host 展期後，需判斷 Join 房間是否一併展期，如 早餐加價 或 同行住客。
期間變更價格 (具升等權限)

多日價等僅能在第一天時能變更價格，第二天 (含) 以後不可變價格，若價格不同請採用補帳方式調整。

期間中變更「即時展開」的價等

參閱：期間中變更「即時展開」的價等

Join Room 取消價等

  • 沒有住客時，可辦理退房作業。

  • 如要保留住客只取消加價價等。
    換房程式在空白價等的情況下表示未變更，可輸入特殊的代號 – (減號) 來清除。
    或於價等設定中建立無價格的價等，輸入該無價格的價等。

問題：Host 如何續住多日價等？

多日價等結束後，一般情況會續住為單日價等，如果一定要續住多日價等。

  • 採用 C/O 再 C/I。

  • 或者變更價等，先變價為「夜間滾帳型」後再改成多日價等。

問題：Share Room 換房至現有入住的其他房間？

不行，只能 C/O 再 C/I。
C/O 前先「房客保留帳戶消費」再轉帳至新房帳。

客房維修記錄(GRKF50)

輸入維修記錄時，需預估修護日期，在未完成修護前可修改「修護日期」，由於系統依據修護日期計算 OOO 影響可用房間庫存數，請估算合理的修護日期。 修護完成當日該房間不為故障，維修期間至少 1 天。

修護完成

實際修護完成時執行「修護完成」則異動完修日期為當日，修護完成當日該房間不為故障。
註：若為預計的報修記錄 (報修日期大於系統日期)，則禁止執行「修護完成」請執行「刪除」。

系統自動「修護完成」

夜間滾帳時，未完成的維修記錄超過系統日期時，系統將自動「修護完成」。

其他說明

報修日期等於系統日期時，可執行 修護完成 或 刪除，建議執行 修護完成 以便留做記錄 (註：不受維修期間至少要1天的限制)。 報修日期小於系統日期時，則不得刪除只能執行 修護完成。

取消修護完成

修護日期等於系統日期時，可執行 取消，運用於修護完成後又發現其他故障，取消後再次維護。

操作說明

執行功能時如 修護完成 取消，系統並不會執行存檔，操作錯誤時可不存檔離開。 存檔時系統將執行庫存異動及 Block 動作，需注意，前後順序的問題，應將同一房間的刪除或縮期先存檔，之後再新增或展期