客房系統建置
房間建置
在建立房號之前，先在 [ 客房基本資料維護 (BSBF10GR) ] 中準備下列
- 館別(BR)
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系統已內建一個代號為 FO 名稱為 Main building 的館別，新系統規劃「館別」時，可刪除內建的館別 FO，增加「館別」先在 新增館別代號，新增館別時選取該新增代號。
- 房型 (RMTP)
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若不分類，請建立一個主階分類如 ALL 全部房型，再由 ALL 細分，主階亦能規劃成特定目的的代號。
在多館別時，建議主階分類為館別代號，房型建議前置館別簡碼 (一個英文字母)。 - 房間區域 (AREA)
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佈局程式同一時間只能顯示一個房間區域，可建立一個代號 0 All 的區域。
若有多個區域時，佈局程式的預設區域為房間區域 [ 順序 ] 的最小值。 - 房間樓層 (FLOOR)
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佈局程式只顯示某個樓層，排房的樓層順序或關樓。「房間樓層」關連「房間區域」，如果有多個「區域」其樓層代號不可重複，必須以前置碼區分，如 A10、B10。
在多館別時，可依需求按館別將樓層前置碼區分為 A 館 A1F A2F A3F，B 館 BA (All)，在佈局程式選取 A1F 時，只顯示 A 館的 1F，A 館的排房可按樓層順序或關樓。 - 若需「床型功能」則如下設定
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設定為 Y。
床型資料於 [ 床型(BDTP) ] 建置。
房間資料維護(GRBF10)
請先完成 房間建置 再建立房間資料。
由 [ 房間資料維護 (GRBF10) ] 建立新房號時，其 X 軸、 Y 軸、高度及寬度可先忽略，由系統預設即可，再由 [ 房間佈局維護(GRBF30) ] 移動至適當位置。
建議您先建立一個最多房間的樓層，以「複製資料表」貼上試算表軟體，在試算表軟體修改房間的位置、大小後，再以「貼上資料表」至房間資料。
- 房號
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在多館別時，房號建議前置館別簡碼 (一個英文字母)。
- 排房序
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自動排房的順序，可依需求指定順序或不指定。
- 系統限制
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房號、房間區域(AREA) 、房間樓層(FLOOR)、房型(RMTP) 為現況，不支援啟用、禁用的狀態。
房型庫存維護(GRBF20)
- 開始日期
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開始日期 (庫存基準日期)，可事先輸入未來的庫存數，若庫存數變更或標準定價變更，應建立新的「開始日期」。
- 定價
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可依據該房型可能售出的最高金額來決定，可採用年節房價為準，「定價」目的在於報表中計算出折扣率，可由報表得知房價是否異常。
計算房型數量
以目前房間現況資料，計算出房型的「庫存數」並合計至「房間數」。
網路訂房庫存維護(GRBF50)
在訂房單輸入 Agoda、Booking 的「網路訂房」市場，訂房數量將統計至「網路訂房房型」(不會統計至「館內房型」)。
- 開始日期
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開始日期 (庫存基準日期)，可事先輸入未來的庫存數，若庫存數變更，應建立新的「開始日期」。
- 庫存明細
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- 市場
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網路訂房的庫存數，主要是以市場區隔來區分，如 Booking 網站，在市場區隔中增加 Booking 的市場。
- 房型、庫存數
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扣減館內的房型庫存數。
- 網訂房型
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虛擬化網路訂房為「網訂房型」，該「網訂房型」於 [ 訂房作業(GRCF10) ] 以另外欄位顯示，依據需求可如下設定：
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Agoda 跟 Booking 不區分時則設定為相同的「網訂房型，如 NET 則在訂房作業將合併總數於房型 NET。
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區分 Agoda 跟 Booking 時則各別設定為 AG、BK，則在訂房作業分開不同欄位。
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細部設定，如 Agoda 的「網訂房型」按房型區分如 ASG、ATW 則 Agoda 區分 SG、TW 房型。
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- 網路訂房的房型庫存，可不依據房型嗎？
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「網路訂房數量」大於「網路訂房庫存」其訂房狀態為 Overbook，需注意實際可銷售的房型是否不足。
- 網路訂房超訂會如何？
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跟房型庫存的概念相同，訂房狀態為 Overbook，可銷售數將為負數，實務上應該不會發生，除非庫存數設定錯誤或訂房單市場輸入錯誤。
- 啟用網路訂房庫存後，如何取消？
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建立新的「開始日期」，僅輸入啟用的「市場區隔」，全部取消則建立一個無庫存明細的「網路訂房庫存」。
套裝項目(GRPF10)
- 套裝入帳方式區分兩種類型
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由客房系統直接入帳不需經過外場系統耗用套裝，收入項目為未沖銷 (收入項目)。
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外場系統耗用套裝，其收入為外場收入；金額為「內部效用」，該套裝未沖銷 (未耗用) 時其收入為未沖銷 (收入項目)。
未沖銷 (收入項目) 由企業規範，如早餐由西餐廳供應，未耗用早餐可併入西餐廳食品收入，在收入總表中西餐廳食品收入將合併「未耗用早餐」，或者納入客房收入。
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- 系統
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耗用該套裝項目的系統，可選取 GR (客房) 或 FB (外場)。
- 場所
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耗用該套裝項目的系統如為 FB (外場)，可限制某個場所如 WR (西廳)。
- 使用方式
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Y 可提前，N 當天。
- 面額
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外場銷售商品的定價，若不為外場套裝，金額不具意義可輸入 0。
- 內部效用
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為未稅的收入。如早餐定價如為 100，但跟客房一起銷售時，內部效用可能是 48，外場的銷售金額為 100 耗用套裝金額也為 100，但只會認列 48 收入。
- 未沖銷
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該套裝「未被耗用」或「直接入帳」的「銷售交易」。
價等維護(GRPF20)
- 如何規範價等？
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在上線初期可先只設定一個 SPC SPECIAL 的開放價等，不限制輸入房租金額，但該 SPC 價等不利於管理。
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應按平日、假日在正常情況的給價建立價等。
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依據平日、假日建立折扣價。
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依據年節建立價等。
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按合約或特定對象。
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依據年度調整，舊年度不再使用的價等，執行 取消。
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- 過夜數
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0: 表示為 Day Use 限定為 「即時展開」
1: 為可續住的型態 (亦可即時展開)
>1: 超過1天必須為即時展開
由 設定值為 Y，才會啟用 Day Use 機制。 - 銷售交易
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指定 表價收入 / 每日加價 / 假日加價 的 銷售交易。
- 展開方式
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夜間滾帳 (N)
夜間滾帳的價等天數規定只能輸入 1 天。
無期間變價的問題，於滾帳產生銷售交易及可用套裝。 -
即時展開 (R)
入住時即時展開所有內外帳的項目。
單日即時展開價等，如當日晚餐於入住展開，「夜審」判斷該住客為續住，則展開次日晚餐，當日展期 [ 換房及修改(GRHF30) ] 時亦展開次日晚餐。
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- 價等類型
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R 房間價等
主要房間 (Host) 及 共享房間 (Share) 採用。 -
J 加價專用
應用於早餐加價，或者套裝數避免價等設定需依據人數而增加價等代號，如實務上若能以加一人加價多少及「套裝內容」則可簡化價等設定。
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- 價等帳別
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或稱為外帳帳別，向住客收取銷售金額的帳別 (帳別為 RM)，如果由旅行社支付房租，住客並不支付，則將「價等帳別」指定為 TA，參閱：帳戶類型。
- 套裝帳別
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或稱為內帳帳別，為內部拆帳使用，該帳別由系統內定為 PK (Package Account)。
- 合約限定
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訂房或入住單據上的合約客戶等級，必須合乎「合約限定」的等級才能使用該價等，限定「合約等級」可為節點。
- 招待項目
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參閱：招待項目。
- 過期價等
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- 多日價等
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多日價等過期前，一般情況會通知住客，並辦理續住。但如果「夜審」檢測出價等已過期，則依據「過期價等」來入帳。
當價等並未設定「過期價等」則依據 ； 若「過期價等」均未設定則不予入帳。
在一般情況，應在系統參數中「OVERRNRAT 多日價等過期」設定過期價等，將房租入帳至房帳。 - 單日即時展開價等
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若有指定「過期價等」則以過期價等機制入帳 (如果過期價等沒有合乎房型則不入帳)，未指定過期價等則以原始價等入帳。
- 單日即時展開價等注意事項
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雖然未指定「過期價等」會以原始價等入帳，但如果是晚餐，雖然於入住當日系統展開晚餐，但如果己知住客續住若沒有展期，那麼第二天將無晚餐套裝，於「夜審」再產生晚餐套裝已無作用。
- Day Use
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Day Use 未退房，雖然在邏輯上當日的「夜審」已經過期，但 Day Use 在入住時已入帳，為了避免帳務太過複雜，系統在第一天不會入帳，第二天 按「單日即時展開價等」機制入帳。
過期價等應建立所有的「可用房型」，如果未建立全部房型，系統找不到房型時將不會入帳。
另外「價等」在入帳時，不判斷價等狀態；在「禁用 (N)」時，亦會入帳。- 問題：價等過夜數為 2 天，那麼入住時至少為 2 天，那麼可以入住時輸入 3 天嗎？
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可以，如果在第三天時未變價，「夜審」檢測出價等已過期，則依據「過期價等」入帳。
- 對沖代號
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實驗性質，尚未啟用。
- (房間)等級
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預設房間等級。
「房間等級」列表 由 來建置。- 問題：房間等級是什麼？
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可視為「價等」的歸類。由於價等可能會因為某個期間推出特定方案，價等並無法比對上年度；以「房間等級」來比對， 這也說明了「房間等級」不應任意增加。
註：「加價專用」的價等無等級，「加價價等」在系統內定跟主要房間為同等級。
- 等級修改
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如果將「房間等級」視為歸類，則不應設定為 Y。
若要啟用「等級修改」必須先在 設定為 Y， 價等維護、訂房單、入住單才會出現「等級」欄位。
- 成人人數、小孩人數
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預設價等的人數。若未輸入則依據 的人數設定。
上述的人數是粗略值，若要精準，則於入住單中的的參考資料中 [ PAX 人數 ] 輸入正確人數。
參閱：人數統計。
- 可用房型
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- 「房型」
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輸入指定房型或 「-」表示所有房型，若未輸入任何項目，該價等將無法使用。
- 「價等表價」
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向住客收取的金額，過夜數若為 1 天或 0 天 (Day Use) 為每日金額，若為多日套裝則為總價，該金額未輸入時則開放給操作者自行輸入，銷售交易為「表價收入」。
- 「每日加價」
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每日向住客收取的金額，該金額未輸入時則開放給操作者自行輸入；在訂房、入住單中可輸入負數，其銷售交易為「每日加價」。
- 「假日加價」
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向住客額外收取假日加價，住宿期間若為「假日」系統自動加價，其銷售交易為「假日加價」。
「假日」由 [ 日曆設定(BSEF10BS) ] 來設定。
- 套裝內容
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- 日期 (過期期限)
-
輸入套裝項目的過期期限，如早餐日期為 1，表示入住日 +1 為有效，入住日 +2 則失效，系統將認列未使用套裝。
客房套裝在價等天數小於 2 時，其 (入帳) 日期應設為 0，如為 1 則 (房租) 收入將會在次日認列。
住客可使用的外場套裝，跟退房沒有關係，住客在退房後依舊可使用早餐。
如果 2 天的價等提供下午茶，那麼日期為 2，入住日 +3 則失效， 另外在 套裝項目(GRPF10) 將該項目的「使用方式」設定為「Y 可提前」，則表示入住後即可使用，如果設定為「N 當天」， 則表示入住第二天才能使用。
Berak down 說明
基礎公式
房租收入 = 表價 - 套裝合計
實際公式
「每日房租收入」= 「未稅表價」 - 套裝收入「內部價值」
意思是跟住客收取的金額扣減稅額後，該收入分配至那些套裝收入後，由系統自動算出未分配的金額給房租。
由於「價等表價」可能非固定值，開放給操作者自行輸入時則可修改價格，金額必須合乎；經過系統計算後的房租未稅金額必須大於或等於零。
如下範例，早餐內部價值為 95，未輸入價等定價為開放價等其每日房租收入為 -95，操作者必須輸入大於或等於 100 (房租未稅金額 95)。假設金額輸入 300 未稅為 286 稅金為 14，那麼每日房租收入 = 286 (未稅表價) - 95 (內部價值) = 191。
可用房型 |
套裝內容 |
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房型 |
價等定價 |
每日加價 |
每日房租收入 |
日期 |
項目 |
內部價值 |
|---|---|---|---|---|---|---|
- |
-95 |
1 |
BF 早餐 |
95 |
||
在多日套裝時，如 2 天表價 600，未稅 571，但 571 必須拆成「每日房租收入」，無法整除，每日房租收入為 285，「房租價差」調整為 1，系統在第一天入帳 286，第二天入帳 285，或者每日房租收入為 286，「房租價差」為 -1，第一天入帳 285，第二天入帳 286。
房間升等
改變固定表價的價等為開放表價的「升等價等」，「升等價等」中的「價等表價」不設定；表示開放給操作者自行輸入。
「升等價等」的「房間等級」統計為該價等的預設等級，「升等價等」的「等級修改」可能需設定為 Y。
實務上並不一定要「等級修改」，因為「升等價等」可能會有多組 (不建議)，或者該「升等價等」的等級統計已在限定在範圍中。
期間中變更「即時展開」的價等
當價等還在期限內時，若操作者在未在作廢套裝的情況下持續變價，內帳項目因為「即時展開價等」的機制，將難以理解。
套裝明細中的「價等期限」中不可有大於「系統日期」的項目，「換房及修改(GRHF30) 」才能變更價等。
價等期限並非是退房日期，而是由價等天數來計算；入住日加上「價等天數」，以實例來說明比較清楚：
1/1 即時展開了 2 天價等，價等期限為 1/3。
在 1/1 或 1/2 時，禁止變更價等，該套裝行程還沒有跑完。
期間變價
- 匯入 (耗用) 未使用的套裝時其收入應為房租，為什麼？
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因為套裝價值是扣減房租而來。
這跟夜審在認列未耗用套裝的機制不一樣，夜審認列時為未沖銷項目。
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系統參數「指定匯入套裝收入(GR.CINI.IMPKGTID)」為「房租」。
「指定匯入套裝收入」由 來設定，若未設定則為套裝未沖銷項目。 -
客房帳務中心(GACF10) 匯入先前展開的未使用的套裝，匯入後收入為「房租」。
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決定已發生的內容，視情況調整。
住客已使用套裝，在住客的外帳中加收套裝面額，如已使用晚餐或已送紅酒。
套裝直接入帳的項目，但實際上並未使用，如回收協力廠商票券。
負項 該套裝，補上房租，房租稅別為 N 不開立 ( 帳戶類型 PK 系統預設為不開立 )。
如果套裝帳戶為團體，則需輸入正確的價等及房型，在團體帳戶中輸入房租交易時可在「房間價等」輸入房號則自動填入價等、等級及房型。
實際的作法，由企業自行範例，本例僅提供其一方式。